Zorgverleners uitsluiten voor toegang tot uw dossier

Wat is een uitsluiting?

Het dossier van een patiënt wordt gedeeld met een zorgverlener wanneer er een therapeutische relatie tot stand komt tussen de patiënt en deze zorgverlener. Een therapeutische relatie is een relatie tussen een patiënt en een zorgverlener in het kader waarvan gezondheidszorg wordt verstrekt, of simpel gesteld de vertrouwensrelatie tussen patiënt en zorgverlener.

Bij gebrek aan een gekende therapeutische relatie in het systeem hebben zorgverleners in principe geen toegang tot het medische dossier van de patiënt. Toch zijn er verschillende andere scenario’s mogelijk waarbij toegang tot het dossier vereist is. Enkele voorbeelden ter illustratie: 

• Wanneer een zorgverlener een staal opstuurt naar het ziekenhuislaboratorium kan een klinisch bioloog of laborant het dossier van de patiënt raadplegen; 
• In het kader van klinische studies kunnen medische gegevens uit de patiëntendossiers geraadpleegd worden door een onderzoeker; 
• Een zorgverlener wordt opgebeld door de huisarts van de patiënt met vragen over een verslag van een behandeling enkele maanden geleden; 
• Wanneer een patiënt bewusteloos op spoed toekomt en zijn/haar vertegenwoordiger niet tijdig bereikbaar is, zal de zorgverlener het patiëntendossier kunnen raadplegen om de juiste zorgen te kunnen toedienen.

In bovenstaande gevallen moet de zorgverlener het ‘break the glass-principe’ toepassen. Dit zal ook zo gelogd worden in het systeem met de bijhorende motivering van de zorgverlener (bv de therapeutische relatie is nog niet gekend door het systeem). Een patiënt kan ervoor opteren specifieke zorgverleners de toegang tot zijn/haar dossier te ontzeggen (de zogenaamde ‘uitsluiting’ van een zorgverlener).

Hierdoor mag een zorgverlener in principe op geen enkele wijze nog toegang krijgen tot het patiëntendossier. De patiënt mag een uitsluiting aanvragen, ongeacht of er een therapeutische relatie al dan niet bestaat of bestaan heeft. Zo kan een patiënt preventief een uitsluiting aanvragen (bijvoorbeeld wanneer een ex-partner een zorgverlener is).

Om de continuïteit van de zorg te verzekeren, bestaat de mogelijkheid om een uitsluiting tijdelijk te doorbreken. Stel dat een uitgesloten zorgverlener als enige van wacht is voor een specifieke medische discipline waarvoor de patiënt dringende zorg nodig heeft, dan zal deze zorgverlener alsnog toegang tot het patiëntendossier kunnen verkrijgen.

Hoe kunt u zelf de uitsluiting van een arts en/of zorgverlener aanvragen?

U kunt een arts en/of zorgverlener uitsluiten voor toegang tot uw dossier op twee manieren. 

Uw keuze hangt af van twee factoren:

• U wenst een zorgverlener uit te sluiten die beschikt over een Riziv-nummer (Alle erkende artsen, paramedici en verpleegkundigen beschikken in principe over dergelijk nummer).
• U beschikt over een eID-lezer of u hebt toegang tot itsme.

Als u aan beide factoren beantwoordt, kunt u zelf de uitsluiting voor een arts of zorgverlener aanvragen via mijngezondheid.be. U zal gevraagd worden om in te loggen. Op de startpagina van deze website kiest u de hoofding "Toegangsbeheer" en daaronder kunt u de optie "Uitsluitingen" aanklikken.

In andere gevallen...

Als u andere medewerkers uit het ziekenhuis wil uitsluiten van de toegang tot uw dossier (dus geen artsen, paramedici of andere zorgverleners met een Riziv-nummer), dan dient u de uitsluiting aan te vragen via een formulier.

Ook als u niet over een eID-lezer beschikt of geen gebruik kunt maken van itsme, kunt u uitsluiting aanvragen via een formulier.

Gelieve hiervoor contact op te nemen met onze ombudsdienst. 

• U stuurt een mail naar ombudsdienst@olvz-aalst.be
• U richt uw brief aan: Het OLV Ziekenhuis, t.a.v. de Ombudsdienst, Moorselbaan 164, 9300 Aalst.

Veelgestelde vragen

Welke personen kan ik uitsluiten?
U kan in principe iedereen uitsluiten die toegang zou kunnen hebben tot uw dossier. Dat kan zowel gebeuren nadat u een behandeling bent opgestart, als proactief (dus zelfs wanneer u nog geen therapeutische relatie hebt met die persoon.
Als u zélf de uitsluiting wil doen, dient u dit via mijngezondheid.be te doen. Langs deze weg kunt u uitsluiting aanvragen voor elke zorgprofessional met een Riziv-nummer (artsen, tandartsen, pedologen, audiologen, kinesisten, vroedvrouwen, verpleegkundigen, psychologen, mondhygiënisten, orthopedagogen,...).
U kunt ook een medewerker van een zorgorganisatie uitsluiten die niet overeen Riziv-nummer beschikt, maar daartoe dient u contact op te nemen met de ombudsdienst.

Hoe lang heeft een uitsluiting uitwerking?
Wanneer een uitsluiting geregistreerd werd, zal deze geldig blijven tot op het moment dat de patiënt deze wil stopzetten of op voorhand heeft laten instellen.

Hoe kan ik een uitsluiting in de nexuzhealth toepassingen stopzetten?
Dit dient te gebeuren op dezelfde manier als waarop u de uitsluiting hebt aangevraagd (dus: ofwel via mijngezondheid.be ofwel via de ombudsdienst)

Kan ik meerdere zorgverleners uitsluiten?
De patiënt kan enkel een uitsluiting op naam van een zorgverlener aanvragen. Het is niet mogelijk om een groep of afdeling van zorgverleners uit te sluiten. Het is toegestaan om meerdere zorgverleners uit te sluiten, maar hiervoor zullen verschillende individuele aanvragen voor vereist zijn. Per aanvraag is het mogelijk twee zorgverleners of medewerkers uit te sluiten.

Wat is de draagwijdte van een uitsluiting?
Een uitsluiting heeft enkel betrekking op de toegang tot het patiëntendossier zelf door de zorgverlener of medewerker. Dit wil zeggen dat de uitgesloten zorgverlener of medewerker geen toegang meer heeft tot het patiëntendossier, maar de naam van de patiënt wel nog zal verschijnen in bijvoorbeeld aanwezigheidslijsten van de betreffende dienst of de lijst van radiologie-aanvragen. Dit is noodzakelijk voor een goede werking van de dienst te garanderen. Ook is het mogelijk dat een andere zorgverlener nog informatie deelt met een uitgesloten zorgverlener (bijvoorbeeld informatie van een arts aan een verpleegkundige).

Wat zijn mogelijke consequenties van een uitsluiting?
Uitsluitingen kunnen invloed hebben op het verstrekken van een kwaliteitsvolle gezondheidszorg. Enkele mogelijke gevolgen: 

• Als een uitgesloten zorgverlener van wacht is en de enige beschikbare zorgverlener is, kan deze zorgverlener in principe geen zorg verstrekken aan de patiënt indien informatie uit het dossier noodzakelijk is om de patiënt te helpen. 
• Indien de patiënt bijvoorbeeld niet tevreden is over de verstrekte zorg door verschillende zorgverleners op eenzelfde dienst, kan het mogelijk beter zijn voor de patiënt om te transfereren naar een andere (minder geschikte) dienst of zelfs een andere zorginstelling. 
• Wanneer een uitgesloten zorgverlener een therapeutische relatie met de patiënt heeft, maar geen toegang tot de nodige gegevens krijgt van de patiënt, zal de zorgverlener mogelijk de behandelrelatie met de patiënt moeten stopzetten. Het kan immers gevaarlijke gevolgen hebben voor de patiënt als de zorgverlener de zorgverstrekking moet verder zetten zonder adequate informatie over de patiën

Indien de patiënt vermoedens heeft dat een zorgverlener onterecht in zijn/haar patiëntendossier heeft gekeken, kan de patiënt de ombudsdienst van het betrokken ziekenhuis raadplegen. Zij kunnen samen met de patiënt naar de audit logs van het dossier kijken om na te gaan welke zorgverleners of medewerkers het dossier geopend hebben. Stel dat een zorgverlener onterecht in het dossier gekeken heeft, kan deze hierop aangesproken worden.

Wat kan een uitgesloten zorgverlener nog van mij als patiënt zien?
Een uitsluiting heeft enkel betrekking op de toegang tot het patiëntendossier zelf door de zorgverlener of medewerker. Dit wil zeggen dat de uitgesloten zorgverlener of medewerker geen toegang meer heeft tot het patiëntendossier, maar de naam van de patiënt wel nog zal verschijnen in bijvoorbeeld aanwezigheidslijsten van de betreffende dienst of de lijst van radiologie-aanvragen. Dit is noodzakelijk voor een goede werking van de dienst te garanderen. Ook is het mogelijk dat een andere zorgverlener nog informatie deelt met een uitgesloten zorgverlener (bijvoorbeeld informatie van een arts aan een verpleegkundige).

Kan een uitgesloten zorgverlener toch nog toegang krijgen tot mijn patiëntendossier?
Het blijft mogelijk voor een zorgverlener om toegang te krijgen tot het patiëntendossier waarvoor hij/zij uitgesloten is, om de continuïteit en kwaliteit van de zorg te bewaken. Stel dat de patiënt dringende hulp nodig heeft en de uitgesloten zorgverlener als enige beschikbaar is, moet het mogelijk blijven een tijdelijke doorbreking van de uitsluiting door te voeren. Deze tijdelijke doorbreking zal slechts toegang tot het dossier verschaffen gedurende 24 uur. De zorgverlener moet motiveren waarom een tijdelijke doorbreking nodig is en de patiënt zal hiervan op de hoogte gebracht worden.

Wanneer kan er een tijdelijke doorbreking van een uitsluiting plaatsvinden?
Een tijdelijke doorbreking vereist een duidelijke motivering van de zorgverlener. Enkele mogelijke scenario’s ter illustratie: 

• In geval van een medische urgentie waarbij de patiënt dringende zorg nodig heeft en de uitgesloten zorgverlener de nodige zorgen moet toedienen.
• Wanneer de uitgesloten zorgverlener van wacht is en de patiënt tijdens de wachtdienst verzorgd moet worden
• Wanneer de uitgesloten zorgverlener de nachtdienst heeft, geen andere collega beschikbaar is en de patiënt ‘s nachts verzorgd moet worden.
• Wanneer de organisatie van een dienst het niet toelaat dat de patiënt behandeld wordt door een andere zorgverlener.

Waar kan ik terecht met vragen rond een melding over de tijdelijke doorbreking van een uitsluiting?
Wanneer een zorgverlener of medewerker een tijdelijke doorbreking van een uitsluiting doorvoert, zal deze zorgverlener of medewerker deze moeten staven. Deze motivering zal worden meegedeeld aan de patiënt. Indien de patiënt deze motivering in vraag stelt, zal de patiënt contact moeten opnemen met ombudsdienst.